1. Svrha ove Politike
1.1. Ova Politika privatnosti objašnjava kako MVT Solutions Group d.o.o. (dalje: "MVT") obrađuje osobne podatke kada djeluje kao voditelj obrade, odnosno kada sam određuje svrhe i sredstva obrade.
1.2. Politika se primjenjuje na osobne podatke povezane s:
- web-stranicom www.fudoplatform.com;
- registracijom i administracijom korisničkih računa;
- ugovaranjem i korištenjem FUDO sustava;
- FUDO web, iOS i Android aplikacijama;
- FUDO Centralom;
- prodajom, ponudama, računima i poslovnim kontaktima;
- korisničkom podrškom;
- implementacijom, edukacijom i drugim profesionalnim uslugama;
- tehničkim, sigurnosnim i analitičkim podacima;
- komunikacijom i marketingom kada je primjenjivo.
1.3. Kada poslovni korisnik kroz FUDO obrađuje podatke svojih zaposlenika, suradnika ili drugih osoba, taj poslovni korisnik u pravilu je voditelj obrade, a MVT je izvršitelj obrade. Takva obrada uređena je zasebnim Ugovorom o obradi osobnih podataka (DPA), a ne ovom Politikom u dijelu u kojem MVT ne određuje svrhe obrade.
2. Tko smo
2.1. Voditelj obrade je:
MVT Solutions Group d.o.o.
Podolje 11A, 10000 Zagreb, Hrvatska
OIB: 85300439344
2.2. Za pitanja o privatnosti, ostvarivanje prava ili druga pitanja o obradi osobnih podataka možete nam se obratiti:
- e-mail: info@fudoplatform.com
- pošta: MVT Solutions Group d.o.o., Radnička cesta 34, 10000 Zagreb, Hrvatska
3. Koje osobne podatke obrađujemo kao voditelj obrade
Ovisno o odnosu s MVT-om, možemo obrađivati sljedeće kategorije podataka:
3.1. Podaci o poslovnom kontaktu i računu
- ime i prezime;
- poslovna e-mail adresa;
- telefonski broj;
- tvrtka, obrt ili druga organizacija;
- funkcija ili radno mjesto;
- industrija i vrsta poslovanja;
- korisnička uloga i ovlasti;
- podaci potrebni za autentikaciju i sigurnost računa.
3.2. Ugovorni, komercijalni i računovodstveni podaci
- naziv i adresa poslovnog subjekta;
- OIB/VAT ID i drugi identifikacijski podaci poslovnog subjekta;
- ponude, narudžbe, licence i ugovorene usluge;
- iznosi, valute, rokovi plaćanja i statusi računa;
- podaci o bankovnoj uplati koje primimo kroz bankovni promet;
- poslovna korespondencija i evidencija ugovornog odnosa.
MVT ne obrađuje podatke platnih kartica za FUDO, jer se računi plaćaju bankovnim prijenosom.
3.3. Podaci o korištenju i tehnički podaci
- korisnički identifikatori;
- datum i vrijeme prijave ili korištenja;
- IP adresa kada je potrebna za sigurnost, tehničke zapise ili funkcioniranje servisa;
- vrsta uređaja, operativni sustav, verzija aplikacije i tehničke karakteristike;
- tehnički događaji, logovi, greške i podaci o performansama;
- podaci o korištenju funkcionalnosti u agregiranom ili tehničkom obliku;
- identifikatori aplikacije, uređaja i push notifikacija kada su potrebni za dostavu obavijesti.
3.4. Podaci iz korisničke podrške
- sadržaj upita i poruka;
- kontaktni podaci;
- pripadajući tehnički podaci;
- dokumenti ili snimke zaslona koje korisnik dobrovoljno dostavi radi rješavanja problema;
- povijest komunikacije i rješenja.
3.5. Podaci povezani s web-stranicom
Ovisno o vašim postavkama kolačića, možemo obrađivati podatke o posjetu stranici, približnu lokaciju izvedenu iz IP adrese, podatke o pregledniku, korištenju stranice i izvoru posjeta. Detalji su navedeni u Politici kolačića.
4. Podaci koje MVT obrađuje kao izvršitelj obrade
4.1. Poslovni korisnici mogu u FUDO unositi osobne podatke svojih zaposlenika i drugih osoba. Ti podaci mogu uključivati:
- ime i prezime;
- poslovnu e-mail adresu;
- kontaktni telefon;
- korisničku ulogu;
- fotografiju ili sken sanitarne iskaznice;
- podatke sadržane u HACCP i drugim radnim evidencijama;
- podatke iz računa, otpremnica i drugih poslovnih dokumenata ako sadrže osobne podatke;
- druge podatke koje korisnik odluči obrađivati kroz dopuštene funkcije FUDO sustava.
4.2. Fotografija ili sken sanitarne iskaznice može sadržavati podatke koji se odnose na zdravlje i stoga može predstavljati posebnu kategoriju osobnih podataka. Poslovni korisnik kao voditelj obrade mora osigurati odgovarajuću pravnu osnovu i dodatni uvjet iz članka 9. GDPR-a kada je to potrebno.
4.3. MVT takve podatke obrađuje prema uputama poslovnog korisnika i u skladu s DPA-om.
5. Svrhe i pravne osnove obrade
| Svrha | Primjeri podataka | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Otvaranje i administracija korisničkog računa | ime, prezime, e-mail, tvrtka, uloga | izvršenje ugovora ili radnje prije sklapanja ugovora, čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a |
| Pružanje FUDO usluge | račun, ovlasti, tehnički podaci | izvršenje ugovora, čl. 6. st. 1. t. (b) |
| Ponude, ugovaranje i prodaja | kontaktni i poslovni podaci | izvršenje ugovora i legitimni interes za B2B poslovanje, čl. 6. st. 1. t. (b) i (f) |
| Računi i financijske evidencije | poslovni i transakcijski podaci | pravna obveza, čl. 6. st. 1. t. (c) |
| Korisnička podrška | kontakt, sadržaj upita, tehnički podaci | izvršenje ugovora i legitimni interes za kvalitetu i sigurnost usluge, čl. 6. st. 1. t. (b) i (f) |
| Sigurnost i sprječavanje zlouporabe | IP, logovi, događaji, autentikacijski podaci | legitimni interes i, gdje se primjenjuje, pravna obveza, čl. 6. st. 1. t. (f) i (c) |
| Tehnička analitika mobilnih aplikacija | tehnički događaji, performanse, korištenje funkcija | legitimni interes za održavanje i poboljšanje proizvoda, uz primjenu postavki i pravila platforme |
| Analitika web-stranice | podaci Google Analyticsa | privola, čl. 6. st. 1. t. (a), kada je privola potrebna za kolačiće/SDK tehnologije |
| Marketinška komunikacija fizičkoj osobi kada je potrebna privola | e-mail, telefon | privola, čl. 6. st. 1. t. (a), osim ako drugi zakonit temelj dopušta konkretnu B2B komunikaciju |
| Pravna zaštita i naplata | ugovorni, računovodstveni i komunikacijski podaci | legitimni interes i pravna obveza, čl. 6. st. 1. t. (f) i (c) |
6. Prihvaćanje dokumenata nije isto što i privola za sve obrade
6.1. FUDO može u aplikaciji tražiti da korisnik označi polje kojim potvrđuje prihvaćanje Općih uvjeta, Politike privatnosti i DPA-a.
6.2. Takva potvrda predstavlja dokaz da je korisnik upoznat s dokumentima i, kada se primjenjuje, prihvaća ugovorne uvjete. Ona se ne smatra općom GDPR privolom za svaku obradu osobnih podataka.
6.3. Kada se obrada temelji na privoli, primjerice za određene marketinške komunikacije ili neobavezne statističke/marketinške kolačiće, privola se traži odvojeno ili putem namjenskog mehanizma koji omogućuje povlačenje privole.
7. Automatizirana obrada, AI i OCR funkcije
7.1. FUDO može koristiti AI i OCR funkcije za čitanje računa i otpremnica, izdvajanje podataka, klasifikaciju, sažimanje i upravljačku asistenciju.
7.2. Kada korisnik aktivira takvu funkciju, sadržaj koji je potreban za izvršenje zahtjeva može se poslati pružatelju AI infrastrukture radi tehničke obrade.
7.3. MVT trenutačno koristi Mistral AI, francuskog pružatelja AI usluga, za određene AI funkcije. MVT FUDO konfigurira tako da se sadržaj koji se šalje radi obrade ne koristi za treniranje modela i ne zadržava kao trajna korisnička pohrana kod Mistral AI-a. Podaci se koriste za izvršenje konkretnog zahtjeva i vraćanje rezultata, u skladu s aktiviranim kontrolama usluge.
7.4. Korisnik je dužan provjeriti AI/OCR rezultat prije oslanjanja na njega. FUDO ne koristi AI funkcije kao zamjenu za odgovornu ljudsku provjeru službenih, računovodstvenih, HACCP ili drugih važnih podataka.
7.5. MVT ne donosi odluke koje proizvode pravni učinak prema ispitaniku isključivo na temelju FUDO AI funkcija, osim ako bi takva funkcionalnost bila posebno uvedena i zakonito uređena uz odgovarajuće obavijesti i zaštitne mjere.
8. Primatelji i pružatelji usluga
MVT koristi vanjske pružatelje u mjeri potrebnoj za rad FUDO sustava. Ovisno o funkciji, oni mogu djelovati kao izvršitelji, podizvršitelji ili samostalni voditelji obrade.
8.1. AWS
Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, koristi se za cloud infrastrukturu. Primarno FUDO okruženje i sigurnosne kopije nalaze se u EU, uključujući Frankfurt, Njemačka, prema konfiguraciji MVT-a.
8.2. Mailgun / Sinch Email
Mailgun, usluga unutar Sinch Email ekosustava, koristi se za slanje transakcijskih e-mailova, primjerice obavijesti vezanih uz račun, podršku, sigurnost ili rad sustava.
8.3. Google Firebase
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska, i odgovarajuće Google/Firebase usluge koriste se za:
- Firebase Cloud Messaging, za push notifikacije;
- Firebase Crashlytics, za dijagnostiku rušenja i grešaka;
- Firebase Analytics, za tehničku analitiku korištenja mobilnih aplikacija.
MVT ograničava mobilnu analitiku na tehničke i operativne podatke potrebne za razvoj, stabilnost i razumijevanje korištenja aplikacije te ne koristi Firebase Analytics kao spremište poslovnog sadržaja FUDO korisnika.
8.4. Google Analytics i reCAPTCHA
Google Analytics može se koristiti na web-stranici uz odgovarajuću privolu za statističke kolačiće. Google reCAPTCHA može se koristiti za zaštitu obrazaca od automatizirane zlouporabe.
8.5. HubSpot
HubSpot Ireland Limited, HubSpot House, One Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irska, koristi se za korisničku podršku, ticketing, komunikaciju i povezane CRM funkcije. Korisnički upiti i kontaktni podaci mogu se obrađivati kroz HubSpot u mjeri potrebnoj za podršku.
8.6. Mistral AI
Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Francuska, može obrađivati sadržaj koji korisnik pošalje kroz određene AI funkcije. MVT koristi poslovnu konfiguraciju u kojoj je Mistral AI izvršitelj obrade za sadržaj poslan radi izvršenja funkcije.
8.7. Apple i Google Play
Ako korisnik preuzme ili koristi mobilnu aplikaciju putem Apple App Storea ili Google Playa, Apple odnosno Google mogu samostalno obrađivati podatke povezane s korisničkim računom trgovine, preuzimanjem, ažuriranjem i tehničkim korištenjem prema vlastitim uvjetima i politikama privatnosti.
8.8. Banke
Za uplatu računa bankovnim prijenosom MVT i Platitelj koriste banke i platnu infrastrukturu koja djeluje prema primjenjivim financijskim i regulatornim pravilima. MVT ne prenosi kartične podatke jer FUDO trenutačno ne naplaćuje putem kartica.
9. Međunarodni prijenosi
9.1. MVT nastoji koristiti europsku infrastrukturu i regionalne postavke gdje su dostupne i odgovarajuće.
9.2. Pojedini pružatelji, osobito globalne tehnološke grupe, mogu uključivati obradu ili pristup izvan EGP-a. Kada se osobni podaci prenose u treću zemlju bez odluke o primjerenosti, primjenjuju se odgovarajući mehanizmi zaštite, primjerice standardne ugovorne klauzule Europske komisije, odgovarajući okvir za zaštitu podataka ili drugi zakonom dopušten mehanizam.
9.3. Dodatne informacije o podizvršiteljima za podatke koje MVT obrađuje kao izvršitelj navedene su u DPA-u.
10. Kolačići i slične tehnologije
10.1. Web-stranica koristi nužne kolačiće i, ovisno o vašoj privoli, statističke i marketinške kolačiće.
10.2. Detaljan popis i svrhe nalaze se u zasebnoj Politici kolačića FUDO.
10.3. Statističke i marketinške kolačiće koji nisu nužni postavljamo samo uz odgovarajuću privolu.
11. Rokovi čuvanja
11.1. Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu obrade ili koliko nalaže zakon.
11.2. Ugovorne, računovodstvene i porezne podatke čuvamo u rokovima propisanim primjenjivim računovodstvenim, poreznim i drugim propisima.
11.3. Podatke o korisničkom računu čuvamo tijekom trajanja poslovnog odnosa i razumno vrijeme nakon prestanka radi zatvaranja računa, sigurnosti, rješavanja zahtjeva i zaštite pravnih interesa.
11.4. Podatke iz korisničke podrške čuvamo koliko je potrebno za rješavanje upita, dokumentiranje podrške, sigurnost i zaštitu pravnih interesa, uz periodično brisanje podataka koji više nisu potrebni.
11.5. Za podatke koje MVT obrađuje kao izvršitelj prema uputama Platitelja, primjenjuju se pravila iz DPA-a. Podaci se iz aktivnog FUDO sustava brišu najkasnije u roku od 30 dana od prestanka ugovornog odnosa, osim zakonskih iznimki. Rezidualne sigurnosne kopije mogu ostati do isteka ciklusa sigurnosnih kopija, najdulje do 2 mjeseca, nakon čega se brišu ili prepisuju.
12. Sigurnost
12.1. MVT primjenjuje tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, uključujući, ovisno o komponenti sustava:
- HTTPS/TLS komunikaciju;
- ograničeni administrativni pristup;
- upravljanje ovlastima i korisničkim ulogama;
- višefaktorsku autentikaciju za osjetljive administrativne sustave gdje je primjenjiva;
- sigurnosne kopije;
- tehničko praćenje i upozorenja;
- evidentiranje relevantnih događaja;
- postupke za reagiranje na incidente;
- redovito održavanje i nadogradnju sustava.
12.2. Nijedan informacijski sustav ne može jamčiti apsolutnu sigurnost. MVT kontinuirano prilagođava mjere tehničkom razvoju i rizicima.
13. Prava ispitanika
Ako su ispunjene zakonske pretpostavke, imate pravo:
- zatražiti pristup osobnim podacima;
- dobiti kopiju osobnih podataka;
- zatražiti ispravak netočnih podataka;
- zatražiti brisanje podataka;
- zatražiti ograničenje obrade;
- uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu;
- zatražiti prenosivost podataka kada se primjenjuje;
- povući privolu u bilo kojem trenutku kada je obrada utemeljena na privoli, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
Zahtjev možete poslati na info@fudoplatform.com.
14. Zahtjevi koji se odnose na podatke zaposlenika korisnika FUDO-a
14.1. Ako ste zaposlenik ili druga osoba čije je podatke u FUDO unio vaš poslodavac ili drugi poslovni subjekt, za većinu takve obrade trebate se prvenstveno obratiti tom poslovnom subjektu kao voditelju obrade.
14.2. Ako takav zahtjev primimo izravno, MVT ga može proslijediti odgovarajućem voditelju obrade i pomoći mu u skladu s DPA-om.
15. Pritužba nadzornom tijelu
Imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu, uključujući:
Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Selska cesta 136
10000 Zagreb, Hrvatska
E-mail: azop@azop.hr
16. Izmjene Politike
16.1. Ovu Politiku možemo povremeno ažurirati zbog promjena FUDO sustava, pružatelja usluga, tehnologije ili propisa.
16.2. Važeća verzija bit će objavljena na www.fudoplatform.com. Materijalne promjene možemo dodatno komunicirati putem FUDO sustava ili e-mailom.